Eine professionelle Büroplanung in Wien läuft in drei Etappen ab: Analyse, Konzept und Umsetzung. Was sie kostet, hängt von Fläche, Leistungstiefe und Ausstattung ab; als Orientierung nennt der JLL EMEA Fit-Out Cost Guide 2025 für den kompletten Büroausbau eine Spanne von 1.581–2.196 Euro pro Quadratmeter. Vor allem aber entscheidet die Planung mit, wie gerne und wie konzentriert Ihre MitarbeiterInnen im Büro arbeiten, und genau daran wird ein Büro heute gemessen.

Das ist die kurze Antwort, und jedes dieser drei Themen verdient einen genaueren Blick. Ein Büro ist längst kein Ort mehr, an dem einfach Schreibtische aufgestellt werden: Es konkurriert mit dem Homeoffice, es soll Menschen zusammenbringen, konzentriertes Arbeiten ermöglichen und dabei die Handschrift Ihres Unternehmens tragen. Innenarchitektur für Gewerberäume ist deshalb ein eigenes Fach mit eigenen Regeln, von der Arbeitsstättenverordnung bis zur Akustik. In diesem Überblick zeigen wir Ihnen, wie eine Büroplanung Schritt für Schritt abläuft, mit welchen Kosten Sie realistisch rechnen können und welche Trends die Wiener Bürowelt 2026 prägen.

Beim Büro-Interior-Design von Daunenspiel trägt dieses Kapitel den Titel „Raum für Ideen“. Genau so verstehen wir Büroplanung: als Gestaltung eines Ortes, an dem Menschen gerne ankommen und Ideen Platz haben.

Warum Büroplanung über Möbel hinausgeht

Büroplanung geht über Möbel hinaus, weil sie zuerst die Arbeitsweise Ihres Teams ordnet und erst danach über die Einrichtung entscheidet. Diese Reihenfolge ist keine Berufsromantik, sondern gut belegt. Die Fraunhofer-IAO-Studie „Office Analytics“ hat mit über 13.000 Befragten untersucht, wie Büroumgebungen gestaltet sein sollten, damit sie Wohlbefinden, Motivation, Zufriedenheit und Leistung positiv beeinflussen können. Zwei Ergebnisse sind für die Praxis besonders wertvoll: Die Studie identifiziert erstmals sieben unterschiedliche Arbeitstypen, und sie kommt zum Schluss, dass es kein Patentrezept für das perfekte Büro gibt. Ein Konzept, das für alle passen soll, passt am Ende für niemanden.

Dazu kommt die hybride Realität. Laut der Fraunhofer-IAO-Befragung „Homeoffice Experience 3.0“ mit über 4.000 Büro- und Wissensarbeitenden planen Beschäftigte, künftig rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Büro zu verbringen. Im Vergleich zu 2018 ist die Zahl der Bürotage um rund ein Viertel gesunken. Der wichtigste Grund für den Weg ins Büro ist demnach der soziale Austausch mit den KollegInnen. Zugleich wünschen sich die Beschäftigten eine Umgebung, in der konzentriertes Arbeiten möglich bleibt. Ein Büro muss heute also beides können: Begegnung ermöglichen, ohne die Konzentration zu opfern.

Für die Planung heißt das: Wer nur Möbel bestellt, beantwortet die falsche Frage. Die richtige lautet: Wofür kommen Ihre MitarbeiterInnen ins Büro, und was muss der Raum können, damit sich dieser Weg lohnt? Aus dieser Antwort folgt alles Weitere, vom Grundriss über die Zonierung bis zum letzten Sideboard. Deshalb nehmen wir uns für diese Frage mehr Zeit als für jede Möbelentscheidung danach. Diese Sorgfalt kostet wenig im Vergleich zu dem, was eine falsch geplante Fläche ihre NutzerInnen jeden Tag kostet.

Bleiben oder übersiedeln: die Entscheidung vor der Planung

Vor der Planung steht eine strategische Entscheidung: bleiben und die eigene Fläche aufwerten, oder übersiedeln. In Wien spricht der Markt derzeit für das Bleiben. Der EHL-Büromarktbericht Frühjahr 2026 nennt das die „Stay-or-Go“-Entscheidung. Die Leerstandsrate liegt bei rund 3,8 Prozent, die Spitzenmiete bei etwa 29,50 Euro pro Quadratmeter. Vor allem aber geht die Neuflächenproduktion ab 2026 deutlich zurück: Im laufenden Jahr kommen im Wesentlichen nur zwei Projekte dazu, und EHL erwartet deshalb mittelfristig wieder einen sinkenden Leerstand.

Wer heute hochwertige Flächen sucht, findet also weniger Auswahl. Für viele Unternehmen wird die Aufwertung des Bestands zur realistischeren Option, und genau dort beginnt Büroplanung. Ob das auch für Ihr Unternehmen gilt, zeigen diese fünf Punkte:

1. Flächenbedarf. Wie viele Arbeitsplätze braucht Ihr Team, wenn hybrides Arbeiten bleibt? Oft ist nicht zu wenig Fläche das Problem, sondern eine falsch geschnittene.
2. Zustand des Bestands. Wo Haustechnik, Akustik und Licht mitspielen, reichen gezielte Eingriffe. Wo Lüftung, Verkabelung und Beleuchtung in die Jahre gekommen sind, kippt die Rechnung schnell zugunsten einer neuen Fläche.
3. Restlaufzeit des Mietvertrags. Eine Investition in fremde Wände braucht Zeit, um sich zu rechnen. Je kürzer die Restlaufzeit, desto wichtiger sind Verlängerung oder Ablöse, bevor die Planung startet.
4. Ausbauqualität. Nachhaltigkeit, flexible Arbeitswelten und Nutzerkomfort gewinnen laut EHL bei MieterInnen an Gewicht. Prüfen Sie ehrlich, was Ihre Fläche davon heute bietet und was sich nachrüsten lässt.
5. Alltag Ihrer MitarbeiterInnen. Anbindung, Mittagspause, gewachsene Wege: Eine Übersiedlung kostet nicht nur Geld, sondern auch Gewohnheiten.

Bleiben Sie am Standort, beginnt die Planung in Ihren heutigen Räumen. Übersiedeln Sie, beginnt sie auf der neuen Fläche. Der Ablauf bleibt in beiden Fällen derselbe.

Der Ablauf: von der Analyse zum fertigen Büro

Eine Büroplanung läuft bei uns in drei Etappen ab, die aufeinander aufbauen: Analyse, Konzept und Umsetzung. Dieser Dreischritt ist keine Norm, sondern unsere bewährte Methode, und er sorgt dafür, dass keine Entscheidung fällt, bevor ihre Grundlage steht.

1. Analyse. Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Wie arbeitet Ihr Team heute, wie soll es künftig arbeiten? Wie viele Menschen sind an wie vielen Tagen im Haus, welche Aufgaben brauchen Ruhe, welche brauchen Austausch? Die sieben Arbeitstypen aus der Fraunhofer-Forschung sind dafür ein hilfreiches Raster. Dazu kommen die Bestandsaufnahme und Vermessung der Fläche sowie ein prüfender Blick auf Tageslicht, Akustik und Technik. Diese Etappe trägt das gesamte Projekt.
2. Konzept. Aus der Analyse entsteht das Raumkonzept: die Zonierung der Fläche, das Farb- und Materialkonzept und die konkrete Möbelplanung. Mit einer 3D-Visualisierung sehen Sie Ihr künftiges Büro, bevor die erste Bestellung ausgelöst wird, und vergleichen Varianten in Ruhe. Parallel stimmen wir das Konzept auf Ihren Kostenrahmen ab, damit die Planung nicht an der Realität vorbeiläuft.
3. Umsetzung. Jetzt wird bestellt, koordiniert und montiert: Möbel von europäischen Qualitätsherstellern, dazu die Abstimmung der Gewerke von Maler und Elektrik bis Boden und Tischlerei. Wir begleiten die Umsetzung bis zur Übergabe, damit am Ende alles ineinandergreift und Ihr Betrieb so kurz wie möglich unterbrochen wird.

Bei Büroprojekten arbeitet unser Team eng mit der Innenarchitektin Sarah Elias zusammen, unserer auf Arbeitswelten spezialisierten Partnerin mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung. Planung, Möbel und Umsetzung kommen dabei aus einer Hand. Wie die Etappen im Detail aussehen, vom Orientierungsgespräch bis zur Projektübergabe, zeigen wir Ihnen in unserem Interior-Design-Prozess. Für Geschäftsräume verdichten wir diese Schritte zu einem Zeitplan, der sich nach Ihrem Betrieb richtet, nicht umgekehrt: Vieles lässt sich in Etappen, an Wochenenden oder abteilungsweise umsetzen, damit die Arbeit weiterlaufen kann.

Damit schon das Erstgespräch für Sie möglichst viel bringt, lohnt sich eine kurze Vorbereitung. Hilfreich sind:

• Ein Grundriss oder Plan der Fläche: auch eine einfache Skizze mit Maßen genügt für den Anfang.
• Zahlen zu Ihrem Team: wie viele MitarbeiterInnen an wie vielen Tagen vor Ort sind und wie sich das entwickeln soll.
• Eine Liste dessen, was bleibt: bestehende Möbel, Technik oder Einbauten, die weiterverwendet werden sollen.
• Ihr Zeitfenster und Ihr Kostenrahmen: beides darf vorläufig sein, es macht die Beratung von der ersten Stunde an konkret.

Was kostet eine Büroplanung in Wien?

Eine Büroplanung in Wien kostet je nach Umfang sehr unterschiedlich: Der komplette Ausbau einer Fläche bewegt sich laut JLL zwischen 1.581 und 2.196 Euro pro Quadratmeter, eine reine Planungs- und Einrichtungsbegleitung liegt deutlich darunter. Sehen wir uns die Zahlen im Detail an.

JLL beziffert im EMEA Fit-Out Cost Guide 2025 den durchschnittlichen Büroausbau mittlerer Qualität mit 1.823 Euro pro Quadratmeter, Stand erstes Quartal 2025. Je nach Qualität und Layout reicht die Kostenmatrix von 1.581 Euro pro Quadratmeter für eine einfache, offen und flexibel organisierte Ausführung bis 2.196 Euro pro Quadratmeter für hochwertige, klassisch strukturierte Büros. Nordeuropa, bei JLL inklusive Deutschland und der Schweiz gerechnet, liegt mit durchschnittlich 1.933 Euro pro Quadratmeter über dem EMEA-Schnitt. Eine ehrliche Einordnung gehört dazu: Diese Werte gelten EMEA-weit, Wien weist JLL nicht separat aus. Als Größenordnung sind sie dennoch der belastbarste öffentlich verfügbare Rahmen.

Aufschlussreich ist, wohin dieses Geld fließt. Die Kostenstruktur eines Büroausbaus sieht laut JLL so aus:

• Bauleistungen: 41 Prozent
• Gebäudetechnik: 25 Prozent
• Sicherheits-, IT- und Medientechnik: 13 Prozent
• Möbel und Ausstattung: 12 Prozent
• Planungs- und Beratungsleistungen: 9 Prozent

Die Möbel, an die beim Stichwort Büroeinrichtung viele zuerst denken, machen also nur rund ein Achtel der Gesamtkosten aus; der größere Teil steckt in Dingen, die man später nicht sieht, aber jeden Tag spürt. Für Ihre eigene Rechnung heißt das: Wer eine Bestandsfläche neu organisiert und möbliert, ohne Wände zu versetzen, braucht nur einen Teil dieser Matrix, vor allem Möbel, Ausstattung und Planung. Wer eine leere Fläche komplett ausbaut, budgetiert alle fünf Blöcke. Für die Budgetplanung empfehlen wir dieselbe Reihenfolge wie in der Planung selbst: erst den Bedarf klären, dann die Ausbaustufe festlegen und erst zum Schluss die einzelnen Positionen verfeinern. Eine Reserve für Unvorhergesehenes gehört in jedes Büroprojekt, denn gerade in Bestandsgebäuden zeigt sich manche Überraschung erst, wenn der alte Teppich draußen ist.

Auch der Markt gehört zum Kostenbild. Laut EHL-Büromarktbericht Frühjahr 2026 liegt die Leerstandsrate am Wiener Büromarkt bei rund 3,8 Prozent und damit im internationalen Vergleich sehr niedrig. Die Spitzenmiete beträgt aktuell etwa 29,50 Euro pro Quadratmeter, mit leicht steigender Tendenz. 2025 wurden laut EHL rund 230.000 Quadratmeter Bürofläche vermietet, ein Plus von rund 30 Prozent gegenüber dem Vorjahr. 2026 kommen im Wesentlichen nur zwei Projekte neu auf den Markt: das sanierte Enna mit rund 22.500 und der Büroturm DC2 mit rund 26.500 Quadratmetern. Die Folge beschreibt EHL als „Stay-or-Go“-Entscheidungen: Unternehmen bleiben auf guten Flächen und werten sie auf, statt in einen knappen Neubaumarkt zu wechseln. Für Ihre Budgetplanung heißt das: Das Geld wandert häufiger vom Umzug in die Qualität der bestehenden Fläche.

Bleibt das Honorar für die Planung selbst. Die Kosten variieren je nach Projektgröße, Möblierungswunsch und gestalterischen Anforderungen. Konkrete Zahlen nennen wir deshalb im Erstgespräch, sobald wir Ihre Fläche und Ihre Aufgabe kennen. Wie Innenarchitektur-Honorare grundsätzlich aufgebaut sind, vom Stundensatz bis zum Paketpreis, lesen Sie in unserem Überblick über Honorare und Abrechnungsmodelle.

Die Trends 2026: New Work, Akustik und Licht

Drei Themen prägen die Büroplanung 2026: hybride Arbeitsmodelle, Akustik und Licht. Alle drei sind planbar, und der Markt honoriert sie. Laut EHL werden Nachhaltigkeit, flexible Arbeitswelten und Nutzerkomfort bei der Wahl von Büroflächen zunehmend entscheidend. Die Nachfrage konzentriert sich auf hochwertige Flächen, bei denen Energieeffizienz und Bauqualität den Maßstab setzen. Wer heute plant, plant also nicht für den Status quo, sondern für die Ansprüche der nächsten Jahre.

New Work: das Büro wird zum Werkzeugkasten

New Work bedeutet für die Büroplanung vor allem eines: Das Büro ist keine Reihung gleicher Schreibtische mehr, sondern ein Set unterschiedlicher Arbeitssituationen. Die Zahlen zeichnen ein klares Bild. Laut JLL verfolgen 65 Prozent der Organisationen in EMEA eine hybride Arbeitsplatzpolitik, 61 Prozent wollen die Auslastung ihrer Flächen in den nächsten fünf Jahren erhöhen, und 44 Prozent planen bis 2030 wieder mehr Bürotage. Österreich zeigt dieselbe Bewegung: Der Anteil der Unternehmen, in denen mindestens die Hälfte der Beschäftigten von zu Hause aus arbeitete, sank laut einer Deloitte-Erhebung von 90 Prozent im Jahr 2022 auf 73 Prozent im Jahr 2024. Die tatsächliche Nutzung ging von 82 auf 65 Prozent zurück. Seit 2025 erweitert das Telearbeitsgesetz das klassische Homeoffice zudem auf ortsungebundene Telearbeit.

Das Büro bleibt also, aber es bekommt eine neue Aufgabe, und der Grundriss folgt ihr. Statt nach Abteilungen zonieren wir nach Tätigkeiten:

• Begegnungszonen: offene Bereiche rund um Teeküche und Lounge, in denen der soziale Austausch stattfinden darf, laut Fraunhofer der wichtigste Grund für den Weg ins Büro.
• Projektflächen: flexible Tische, Schreibflächen und Technik für hybride Meetings.
• Rückzugsorte: Fokusplätze und ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten.
• Akustikkabinen: schallgeschützte Boxen für Videocalls und vertrauliche Gespräche, in offenen Grundrissen oft die wirksamste Einzelmaßnahme.

Höhere Auslastung bedeutet dabei nicht mehr Schreibtische pro Quadratmeter, sondern mehr Nutzungsstunden pro Quadratmeter, und das erreicht nur, wer unterschiedliche Arbeitssituationen anbietet. Desk Sharing kann Teil dieser Rechnung sein, funktioniert aber nur mit klaren Spielregeln und ausreichend Stauraum. Wer Arbeitsplätze reduziert, sollte an anderer Stelle Qualität zurückgeben, sonst spart das Modell an der falschen Stelle.

Akustik: die unterschätzte Größe im offenen Büro

Akustik ist in Österreich keine Geschmacksfrage, sondern geregelt. Die Verordnung Lärm und Vibrationen begrenzt den Beurteilungspegel in Räumen mit überwiegend geistigen Tätigkeiten auf 50 dB. Für einfache Bürotätigkeiten gilt eine Grenze von 65 dB. 50 dB sind schnell erreicht, wenn Telefonate, Tastaturen und Gespräche in einer offenen Fläche zusammenkommen. Genau deshalb scheitern offene Büros fast nie an der Optik, sondern an der Akustik.

In der Planung setzen wir auf drei Ebenen an: Wir zonieren Schallquellen, laut zu laut, leise zu leise. Wir arbeiten mit absorbierenden Materialien, von Teppich und Vorhang über Polstermöbel bis zu Akustikpaneelen. Und wir sehen für Videocalls eigene Räume oder Kabinen vor, damit Gespräche nicht zur Belastung für den ganzen Raum werden. Gute Akustik sieht man nicht, man bemerkt sie erst, wenn sie fehlt.

Licht: Tageslicht ist Pflicht, gutes Kunstlicht ist Sorgfalt

Beim Licht setzt der Gesetzgeber die Untergrenze, die Planung entscheidet über den Rest. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt in § 25, dass Arbeitsräume möglichst gleichmäßig natürlich belichtet sind: Die Lichteintrittsflächen müssen in Summe mindestens 10 Prozent der Bodenfläche betragen, dazu kommen Sichtverbindungen ins Freie von mindestens 5 Prozent der Bodenfläche. Lichtkuppeln und Glasdächer zählen dabei nicht als Sichtverbindung. Ausnahmen sind auf Sonderfälle beschränkt, etwa auf Räume, deren Nutzung Tageslicht ausschließt, oder auf reine Nachtarbeitsräume. Für das Kunstlicht sieht die europäische Beleuchtungsnorm EN 12464-1 an Bildschirm- und Schreibarbeitsplätzen 500 Lux vor, mit begrenzter Blendung (UGR maximal 19) und guter Farbwiedergabe (mindestens Ra 80).

Planerisch heißt das: Die fixen Arbeitsplätze gehören ans Fenster, Besprechungs-, Archiv- und Technikzonen dürfen in die Tiefe des Raums rücken. Das Kunstlicht denken wir in Schichten, eine gleichmäßige Grundbeleuchtung für die Arbeit, ergänzt um wärmere Lichtinseln in Lounge und Begegnungszonen. So bleibt das Büro auch am späten Nachmittag ein Ort, an dem man gerne sitzt.

Ein Beispiel aus Wien

Wie viel Wirkung gezielte Eingriffe entfalten, zeigt unsere Bürogestaltung in 1120 Wien. Mit Tapeten von Skinwall und LondonArt zogen in das Büro im 12. Bezirk sechs farbenfrohe Akzente ein, die Wohlfühlatmosphäre vermitteln und für ein inspirierendes Arbeitsumfeld sorgen. Nicht jede Büroplanung ist ein Komplettausbau: Manchmal beginnt die Veränderung mit einem klaren Farbkonzept, sechs Wänden und etwas Mut zur Tapete. Das Beispiel zeigt auch, warum die Analyse am Anfang so wertvoll ist. Wer weiß, wo Begegnung, Konzentration und Repräsentation stattfinden sollen, erkennt schnell, welche Eingriffe die größte Wirkung bringen und welche das Budget nur binden.

Häufige Fragen